Comment organiser un séminaire d’entreprise réussi ?

De façon générale, un séminaire d’entreprise est un outil de management indispensable dont le but est de faciliter le fonctionnement efficace d’une structure à travers les ressources humaines. Dans le cadre d’une entreprise, un séminaire réussi doit inciter les participants à donner le meilleur d’eux-mêmes dans leur travail. Par ailleurs, réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise exige un minimum de temps pour sa préparation et surtout une organisation bien élaborée. Mieux, lorsque vous avez un budget à respecter, une préparation minutieuse est davantage de rigueur.

En effet, l’organisation réussie d’un séminaire d’entreprise part de la définition des objectifs à l’identification d’un lieu attractif en passant par la prestation de professionnel de la logistique événementielle. Découvrez ici, comment bien réussit l’organisation d’un séminaire d’entreprise.

Précisez les objectifs de départ

La première étape de la préparation d’un séminaire d’entreprise consiste à identifier les objectifs que vous entendez atteindre. Afin d’aider l’organisateur d’un séminaire d’entreprise à gérer son projet, il faudra répondre à certaines questions utiles comme : qu’est-ce qui motive le responsable à mettre en place cet événement ? Quels sont les changements souhaités ? Quels sont les objectifs que l’on souhaite obtenir des participants ?

En effet, qu’il s’agisse de former des collaborateurs à de nouvelles méthodes de travail, de valoriser les plus belles réussites de l’année, de fêter l’ouverture d’une nouvelle agence ou que ce soit pour lancer un nouveau produit ou service sur le marché, les objectifs poursuivis ne seront pas les mêmes. Il est tout à fait indispensable de déterminer avec précision son objectif initial. Cela vous permettra de savoir le nombre de personnes qui doit être présent, les animations à envisager, etc. Une fois défini, vous serez plus à l’aise et cela vous évitera des erreurs notoires et aussi vous gagnerez en temps. De même, ce sera une bonne méthode qui facilitera le travail avec les prestataires externes. Notez que dès lors que le nombre de personnes devant participer à l’activité est connu, il faudra envoyer les invitations à l’avance. Ces invitations feront mention bien évidemment du lieu, de la date et de l’heure.

Choisir un thème et un format

Le thème et le format de la cérémonie sont deux éléments qui seront définis en fonction des objectifs et de la cible. La première chose à faire est de trouver un intitulé qui accroche, qui motivera les participants et autour duquel s’articulera tout le projet. De façon parallèle, vous devez estimer s’il est plus adapté d’organiser votre séminaire en week-end, en journée ou au cours d’un dîner, et ce toujours en fonction de l’objectif de départ.

Notez qu’il est important de choisir son thème en adéquation avec le séminaire. Le type de fonctionnement est également utile : classes, tables rondes, cours magistral, un séminaire d’entreprise en plein air, etc. Cependant, la nature du séminaire d’entreprise est une étape cruciale dans son organisation.

Identifiez le lieu approprié

Dès lors que les objectifs du séminaire d’entreprise sont connus de tous, on passe aux critères qui conditionnent secondairement la réussite de l’événement : la date et le lieu de l’événement. Le lieu devra être choisi selon sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place, etc.

En de pareilles circonstances, il ne suffit pas de consulter les brochures. Vous devez nécessairement effectuer une visite sur place pour vous en rendre compte. Cela vous permettra d’éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser dans ce contexte. En effet, les sites d’accueil des séminaires d’entreprises sont très variés : à l’hôtel, en centre de congrès ou en résidence de tourisme, en ville ou à la campagne, à la mer ou à la montagne, etc. Vous devez également ajouter les équipements voulus en fonction de la programmation du séminaire et le nombre de participants.

Si le but de votre activité est d’informer les participants, il est recommandé d’opter pour un endroit calme. Au contraire, aller dans un centre où l’on peut faire des animations si chacun doit prendre part activement à l’événement. En somme, la salle qu’il faut dépendra de ce que vous voulez y faire, de quels types d’activités vous souhaitez mener.

Maintenant que vous avez retenu le lieu, une demande de devis devra être faite et il est en outre conseillé de poser une option pour garantir la réservation. Très souvent, les lieux de séminaires proposent différentes formules. Il vous revient donc de choisir la formule qui correspond à vos moyens.

Faites appel aux services d’un traiteur professionnel

L’organisation d’un séminaire d’entreprise exige la mobilisation des spécialistes de la logistique événementielle. Ceux-ci disposent d’un savoir-faire qui vous aidera à vous délester de certaines tâches. Cela prend en compte les loisirs et animations, l’acheminement et transport des invités, le matériel technique, les prestations de secrétariat, de photographie professionnelle, de repas, etc.

Par ailleurs, en dehors du logement des participants, leur restauration constitue un élément fondamental à prendre en compte. Et pour la réussir, il est préférable qu’un service traiteur s’en occupe. Celui-ci est assuré généralement par des professionnels en la matière qui ont des expériences dans l’organisation de tels événements.

Prévoyez des activités intéressantes

Il faut plusieurs animations pour bien meubler les différentes sections d’un séminaire. Par exemple, le team building sert à redonner de l’élan à vos équipes. Si le séminaire vise à décompresser après une année réussie, vous devez penser aux activités culturelles pour faciliter le dépaysement.